Secretaresse

Dag1 van je nieuwe functie

SPOEDVACATURE! Ben jij per direct op zoek naar een veelzijdige, zelfsturende Secretaresse functie, voor 24 uur in de week? Heb jij daarnaast al ruime ervaring in een dergelijke rol, zodat je ook op korte termijn zelfredzaam aan de slag kan gaan op kantoor in Gorinchem? Lees dan snel verder!

... Dag 2, 3, 4

Als Secretaresse werk je in een zelfstandige, zeer veelzijdige functie ondersteunend aan de directeur, 7 MT-leden en de verschillende afdelingen binnen de organisatie. Een greep uit jouw zeer diverse takenpakket ziet er als volgt uit:

  • Het redigeren en aanleveren van brieven en andere soortgelijke, veelal informerende schriftelijke communicatie;
  • Het bijhouden van updates en andere uitingen op het intranet;
  • Het ontvangen en behandelen van eerstelijns telefoonverkeer, bezoekers en binnenkomende- en uitgaande post;
  • Het verzorgen van facilitaire zaken, zoals het regelen van lunch of taart bij vergaderingen en vieringen, maar ook het bijhouden van kantoorartikelen en attenties;
  • Het coördineren en waar van toepassing voorbereiden van vergaderingen, door beschikbaarheid van vergaderruimtes te monitoren en zorg te dragen dat de benodigde spullen aanwezig zijn in het geval van trainingen of seminars;
  • Het op aanvraag organiseren van bijeenkomsten met leveranciers, klanten of andere externe partners, zowel op kantoor als op externe locaties;
  • Het zorg dragen voor de risico inventarisatie in samenspraak met het management, bijvoorbeeld in het zorg dragen voor Arbo technisch geschikte werkplekken;
  • Het organiseren en (tijdelijk) notuleren van de Algemene Vergadering van Aandeelhouders, formulevergaderingen en de Raad van Commissarissen vergaderingen.

Kortom, jij bent zowel organisatorisch, maar ook als bewaker van veel soorten van in- en externe communicatie de rots in de branding voor een brede groep aan in- en externe collega's!

Waar sta je vandaag?

De Secretaresse die ik zoek heeft ruime werkervaring in een zelfstandige secretariële rol, waarin je ondersteunend bent geweest aan meerdere stakeholders tegelijk, zowel intern als extern. Dit heeft er namelijk voor gezorgd dat jij je gemakkelijk een weg weet te vinden in het schakelen met verschillende type afdelingen en personen. Taal technisch ben jij erg sterk, wat zich vertaalt in heldere, concrete communicatie zowel in woord als geschrift. Je bent 24 uur per week beschikbaar en woont binnen een straal van 35 kilometer enkele reis vanaf Gorinchem.

Tot slot ben je uiterlijk per 1 maart 2021 beschikbaar om te starten, zodat er nog een gedegen overdracht van de werkzaamheden plaats kan vinden!

Wat krijg je morgen?

Als we mogen vieren dat jij in deze mooie functie van Secretaresse aan de slag gaat, maak je aanspraak op een bruto maandsalaris tussen de €3.000,- en €3.500,- o.b.v. 40 uur in de week. Je zal in eerste instantie voor een periode van maximaal een jaar op uitzendbasis werken via Dag1, maar krijgt vervolgens bij wederzijdse tevredenheid vervolgens een onbepaalde tijd contract aangeboden! Natuurlijk maak je eveneens aanspraak op een reiskostenvergoeding en 25 vakantiedagen op basis van een fulltime dienstverband. Indien je uiterlijk 1 maart kan beginnen, zal je ruim twee weken on the job worden ingewerkt door de huidige Secretaresse, zodat je alle ins en outs snel door hebt!

Waar ben je overmorgen?

Jij komt te werken in een toonaangevende en innovatieve serviceorganisatie op het gebied van bouwmaterialen, bestaande uit ruim 130 aangesloten winkels. De organisatie verzorgt de inkoop, logistiek, facturatie, automatisering, marketing en formuleontwikkeling van al deze partners. Vanuit het hoofdkantoor in Gorinchem werk je als Secretaresse ondersteunend aan- en nauw samen met zeven MT leden en een directeur, maar ook met de productmanagers, de afdeling marketing, de afdeling data en HR.

Jouw directe collega Directie Assistent is tijdelijk uitgevallen, maar zal natuurlijk weer terug keren! Tot die tijd vallen de voorbereidende werkzaamheden omtrent RvC en Aandeelhoudersvergaderingen, evenals het notuleren en uitwerken hiervan onder jouw verantwoordelijkheden. Op termijn zullen deze taken in overleg weer worden overgedragen.

En nu?

Sta je na het lezen van de vacature te trappelen om in deze rol te beginnen, óf heb je nog wat vragen? Neem dan contact met mij per mail via martijn.degans@dag1.nl, of bel mij via 0652723215. Solliciteren gaat het snels via de onderstaande button. Ik kijk ernaar uit je te spreken!

Reageren op deze vacature kan tot dinsdag 23 februari.

Ik ben